Το έγγραφο που εστάλη στις Γραμματείες όλων των Σχολών για τους πρωτοετείς

Λεπτομέρειες
FoititikaNea Newsroom
Εγγραφές Πρωτοετών Φοιτητών

Το έγγραφο που εστάλη στις Γραμματείες όλων των Σχολών για τους πρωτοετείς

Πρωτοετείς 2020-2021: Τα «Φοιτητικά Νέα» σας ενημερώνουν πως το Υπουργείο Παιδείας έστειλε σε όλες τις Γραμματείες όλων των Τμημάτων και Σχολών των Πανεπιστημίων έγγραφο σχετικά με τις εγγραφές των πρωτοετών φοιτητών με θέμα «Διαδικασίες εγγραφής και αποστολή πινάκων εισαγομένων που υπέβαλαν ηλεκτρονική αίτηση εγγραφής σε Τμήματα/Σχολές της Τριτοβάθμιας Εκπαίδευσης και αίτηση διαγραφής από προηγούμενο Τμήμα/Σχολή».

Το έγγραφο περιέχει τις εξής πληροφορίες:

Έναρξη αιτήσεων σπουδών (2024-2025) στο ΕΑΠ
Μεταπτυχιακές Υποτροφίες 2024-2025 ύψους 20.000 χιλιάδων ευρώ / Έναρξη Αιτήσεων
Διεκδίκησε Ηγετικό ρόλο στον Τομέα της Υγείας: Το Μεταπτυχιακό που σου δίνει τα εφόδια με 75% εξ αποστάσεως εκπαίδευση / ΑΙΤΗΣΕΙΣ

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1: Γενικές Πληροφορίες

1. Όπως έχει, ήδη, ανακοινωθεί από το Υπουργείο Παιδείας, οι επιτυχόντες με τις Πανελλαδικές Εξετάσεις έτους 2020 των ΓΕΛ και των ΕΠΑΛ, μέχρι τις 29 Σεπτεμβρίου 2020, ολοκλήρωσαν την υποβολή ηλεκτρονικής αίτησης εγγραφής, μέσω της εφαρμογής του Υπουργείου Παιδείας και Θρησκευμάτων, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην με στοιχεία Φ253/133030/Α5/2020 Υ.Α. της Υπουργού και του Υφυπουργού Παιδείας και Θρησκευμάτων

Μετά την ολοκλήρωση της ηλεκτρονικής διαδικασίας εγγραφών, το Υ.ΠΑΙ.Θ. αποστέλλει σε κάθε Α.Ε.Ι. και Α.Ε.Α.: α) Συγκεντρωτικό πίνακα των εγγεγραμμένων ανά Τμήμα ή Σχολή, μέσω της κεντρικής εφαρμογής του Υ.ΠΑΙ.Θ., β) Συγκεντρωτικό πίνακα των αιτούντων τη διαγραφή ανά Τμήμα ή Σχολή, προκειμένου να ολοκληρωθεί η εγγραφή τους στο νέο Τμήμα ή Σχολή.

Στην περίπτωση των ήδη εγγεγραμμένων η εγγραφή τους τελεί υπό την αίρεση της διαγραφής τους από το προηγούμενο Τμήμα ή Σχολή.

2. Σε περίπτωση που δεν καταστεί δυνατή η ηλεκτρονική εγγραφή εισακτέου για οιονδήποτε λόγο (π.χ. μη κατοχή Α.Μ.Κ.Α. ή αριθμού κινητού τηλεφώνου, ανωτέρα βία, σοβαρή ασθένεια, στράτευση ή απουσία στο εξωτερικό, θεομηνία ή άλλο σπουδαίο λόγο εξαιτίας του οποίου δεν κατέστη δυνατή η  εμπρόθεσμη ηλεκτρονική εγγραφή), είναι δυνατή η εγγραφή μετά την πάροδο της προθεσμίας υποβολής της ηλεκτρονικής αίτησης, ύστερα από αίτηση του εισακτέου, στην οποία εκτίθενται οι λόγοι της καθυστέρησης.

Συντονιστείτε στο Newsroom του «Φοιτητικά Νέα» πατώντας εδώ για τη ροή ειδήσεων.

Σε αυτήν την περίπτωση, η διαδικασία εγγραφής πραγματοποιείται με υποβολή της αίτησης απευθείας προς τη Γραμματεία του Τμήματος ή της Σχολής είτε με φυσική παρουσία, είτε με τη χρήση ηλεκτρονικών μέσων (π.χ. υποβολή της αίτησης μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ειδικά σχεδιασμένης πλατφόρμας) είτε με ταχυδρομική αποστολή. Κατά τη χρήση ηλεκτρονικών μέσων ή ταχυδρομικής αποστολής, για την ολοκλήρωση της εγγραφής απαιτείται η υποβολή υπεύθυνης δήλωσης του επιτυχόντος και αιτούντος την εγγραφή, η οποία εκδίδεται μέσω του ιστότοπου www.gov.gr ή φέρει φυσική υπογραφή με βεβαίωση του γνησίου αυτής, στην οποία θα δηλώνει ότι όλα τα στοιχεία και τυχόν δικαιολογητικά που υποβάλλει, είναι ακριβή και αληθή.

Η εν λόγω εκπρόθεσμη αίτηση εγγραφής υποβάλλεται εντός αποκλειστικής προθεσμίας σαράντα πέντε (45) ημερών από την ημερομηνία λήξης της προθεσμίας υποβολής της ηλεκτρονικής αίτησης εγγραφής. Η εγγραφή

ολοκληρώνεται ή μη, με αιτιολογημένη απόφαση του αρμόδιου οργάνου του Τμήματος ή της Σχολής. Τυχόν επιτυχόντες, που δεν εγγράφηκαν ούτε με αυτή τη διαδικασία, χάνουν το ως άνω δικαίωμα εγγραφής.

3. Μετά την απόδοση Αριθμού Μητρώου στους αιτούντες εγγραφή, τα Ιδρύματα επιτυχίας αποστέλλουν στο Υπουργείο Παιδείας και Θρησκευμάτων στην ηλεκτρονική διεύθυνση Αυτή η διεύθυνση Email προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε., συγκεντρωτικά  για όλα τα Τμήματα που ανήκουν σε αυτά, τα αρχεία των εγγεγραμμένων επικαιροποιημένα με τα ορθά τους στοιχεία και αφού έχουν προστεθεί σε καθένα από αυτά τα αντίστοιχα στοιχεία των φοιτητών που εγγράφηκαν εκπρόθεσμα, με τη διαδικασία της παραγράφου 2. Στο σημείο αυτό επισημαίνεται ότι δεν απαιτείται επαναποστολή του ηλεκτρονικού αρχείου με τις αιτούμενες διαγραφές. Προσοχή τα πρακτικά των  Συνελεύσεων των Τμημάτων ή άλλων αντίστοιχων αρμοδίων οργάνων που αποφασίζουν για την έγκριση των εκπρόθεσμων εγγραφών να μην αποστέλλονται στο Υπουργείο Παιδείας.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2: Αποστολή ηλεκτρονικών αρχείων εγγραφέντων

Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας ηλεκτρονικών εγγραφών, σας αποστέλλονται τα ηλεκτρονικά αρχεία των επιτυχόντων ανά Σχολή/Τμήμα, που συμπλήρωσαν Αίτηση Εγγραφής μέσω της Ηλεκτρονικής Εφαρμογής Εγγραφών 2020, καθώς και τα αρχεία των αιτούντων διαγραφή ανά Σχολή/Τμήμα, που ζητούν διαγραφή από προηγούμενο Τμήμα/Σχολή επιτυχίας, για να εγγραφούν στο νέο. Τα αρχεία που αποστέλλονται σε κάθε Ίδρυμα είναι τέσσερα για την κάθε υπαγόμενη Σχολή/Τμήμα, δύο με τους επιτυχόντες που έχουν συμπληρώσει αίτηση εγγραφής (ένα εκ των οποίων σε μορφή pdf και ένα σε μορφή excel, περιέχουν δε, την ίδια πληροφορία) και ομοίως δύο αρχεία με τους αιτούντες διαγραφή από τα Τμήματα/Σχολές του κάθε Ιδρύματος.

Η πληροφορία στα παραπάνω ηλεκτρονικά αρχεία έχει κατατμηθεί με τρόπο που περιγράφεται στο

Παράρτημα Α: Γραμμογραφήσεις Ηλεκτρονικών Αρχείων 

Για την κοινοποίηση των αρχείων εγγραφών και διαγραφών στα Ιδρύματα, θα αποσταλεί σε κάθε Ίδρυμα ένας μοναδικός σύνδεσμος (ηλεκτρονική διεύθυνση) από τον οποίο θα μπορεί το Ίδρυμα να αντλεί, μέσω του διαδικτύου, τα αρχεία που αφορούν καθένα από τα υπαγόμενα σε αυτό Σχολές-Τμήματα.

Στους πίνακες τόσο των αιτούντων εγγραφή 2020, όσο και των αιτούντων διαγραφή, έχουν συμπεριληφθεί τα στοιχεία που είναι καταχωρημένα στο Πληροφοριακό Σύστημα του Εθνικού Μητρώου ΑΜΚΑ, για τον ΑΜΚΑ που συμπλήρωσε ο αιτών στην ηλεκτρονική αίτησή του. Η πληροφορία δεν περιλαμβανόταν στους αντίστοιχους πίνακες του 2019, προστέθηκε φέτος όμως για να διευκολυνθούν οι Γραμματείες στον  έλεγχο  της ορθότητας του ΑΜΚΑ, συγκρίνοντας τα ονομαστικά που έχουν καταχωρηθεί για τον αιτούντα στο Πληροφοριακό Σύστημα Πανελλαδικών Εξετάσεων, με τα ονομαστικά που είναι καταχωρημένα στο Εθνικό Μητρώο ΑΜΚΑ, για τον ΑΜΚΑ που συμπληρώθηκε στην ηλεκτρονική αίτηση. Όπως είναι εύλογο μεγάλες αποκλίσεις στα ονομαστικά στοιχεία, αποτελούν ένδειξη ότι ο ΑΜΚΑ που συμπληρώθηκε, δεν είναι του υποψηφίου.

Σε περίπτωση που οι εγγραφέντες αποδειχθεί ότι έχουν συμπληρώσει λανθασμένo αριθμό ΑΜΚΑ ή έχουν προβεί σε λανθασμένη δήλωση σχετικά με τα προηγούμενα Τμήματα/Σχολές φοίτησης, ή έχει προκύψει μεταβολή των προσωπικών τους στοιχείων μετά τη συμμετοχή τους στις Πανελλαδικές Εξετάσεις (πχ αλλαγή επωνύμου ή αλλαγή ΑΔΤ κτλ), παρακαλούμε να προβείτε στη διόρθωση όλων των στοιχείων στις αντίστοιχες στήλες του ηλεκτρονικού αρχείου. Να σημειώσουμε ότι οι ζητούμενες τροποποιήσεις πρέπει να γίνουν στις αντίστοιχες στήλες που έχουν τιτλοδοτηθεί με τις επικεφαλίδες «ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΑΠΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΑΝΕΛΛΑΔΙΚΩΝ ΕΞΕΤΑΣΕΩΝ» και «ΔΙΑΓΡΑΦΗ ΑΠΟ». Οι Γραμματείες των Σχολών/Τμημάτων αφού αποδώσουν στους εγγραφέντες Αριθμό Μητρώου, καλούνται να συμπληρώσουν αυτόν στην στήλη «ΑΡ. ΜΗΤΡΩΟΥ ΦΟΙΤΗΤΗ». Η κάθε Γραμματεία οφείλει να καταχωρήσει στο ηλεκτρονικό αρχείο των εγγεγραμμένων τα αντίστοιχα στοιχεία των επιτυχόντων, των οποίων εγκρίθηκε η εκπρόθεσμη εγγραφή. Στη συνέχεια η κάθε Σχολή/Τμήμα αποστέλλει το επικαιροποιημένο και ολοκληρωμένο πλέον ηλεκτρονικό αρχείο, στην κεντρική Γραμματεία του Ιδρύματος στο οποίο υπάγεται. Η κεντρική Γραμματεία συγκεντρώνει όλα τα ηλεκτρονικά αρχεία από τα Τμήματα του Ιδρύματος της και αποστέλλει συγκεντρωτικό αρχείο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ηλεκτρονική διεύθυνση Αυτή η διεύθυνση Email προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε. , ή με ψηφιακό μέσο με συστημένη ταχυδρομική αποστολή (προς τη Δ/νση Ανάπτυξης Πληροφοριακών Συστημάτων του ΥΠΑΙΘ), μέχρι την Παρασκευή 18 Δεκεμβρίου 2020.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3: Διαδικασία Διαγραφών

Στην ηλεκτρονική εφαρμογή «Ηλεκτρονικές Εγγραφές 2020», ο επιτυχών που αιτείται την ηλεκτρονική εγγραφή του στο Τμήμα/Σχολή επιτυχίας του, είχε την υποχρέωση να δηλώσει αν είναι, ήδη, εγγεγραμμένος σε κάποιο Τμήμα/Σχολή της Τριτοβάθμιας από προηγούμενο έτος και να αιτηθεί τη διαγραφή του από αυτό. Ο ηλεκτρονικός πίνακας με τα στοιχεία των αιτούντων διαγραφή που αποστέλλεται στα Ιδρύματα αντικαθιστά την αίτηση για διαγραφή που προσκόμιζαν οι φοιτητές στις Γραμματείες των Τμημάτων/Σχολών, προκειμένου να λάβουν τη βεβαίωση διαγραφής από τη Γραμματεία του προηγούμενου Τμήματος/Σχολής και να την παραδώσουν στη Γραμματεία του νέου Τμήματος/Σχολής. Οι εγγραφέντες με αυτό τον τρόπο απαλλάσσονται από την υποχρέωση να μεταβούν στο προηγούμενο Τμήμα/Σχολή και να μεταφέρουν έντυπα μεταξύ των Γραμματειών. Συστήνεται η άμεση ολοκλήρωση της διαδικασίας των διαγραφών και η κοινοποίηση της βεβαίωσης διαγραφής στη Γραμματεία του νέου Τμήματος και στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο του επιτυχόντα, από τη Γραμματεία του Τμήματος διαγραφής.

Στην εξαιρετική περίπτωση κατά την οποία ο επιτυχών δεν επιθυμεί τελικά την ολοκλήρωση της εγγραφής του στο νέο Τμήμα ή Σχολή επιτυχίας, δύναται πριν την έκδοση των βεβαιώσεων διαγραφής της προηγούμενης παραγράφου, να υποβάλει αίτηση – υπεύθυνη δήλωση ανάκλησης της διαγραφής του προς τη Γραμματεία του Τμήματος ή Σχολής, στην οποία είχε ήδη αιτηθεί ηλεκτρονικά τη διαγραφή του. Υπενθυμίζεται ότι στην περίπτωση των ήδη εγγεγραμμένων, η εγγραφή τους τελεί υπό την αίρεση της διαγραφής τους από το προηγούμενο Τμήμα ή Σχολή.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4: Διαδικασία χορήγησης κωδικών σε πρωτοετείς φοιτητές

Δεδομένου ότι το επόμενο χρονικό διάστημα αναμένεται η έναρξη της διαδικασίας υποβολής ηλεκτρονικών αιτήσεων μετεγγραφής, παρακαλούμε για την άμεση και κατά προτεραιότητα απόδοση των αναγκαίων κωδικών πρόσβασης στους πρωτοετείς φοιτητές, που επιθυμούν να συμμετέχουν στη διαδικασία μετεγγραφών για το ακαδημαϊκό έτος 2020-21.

Οι Γραμματείες των Τμημάτων και Σχολών δύνανται να χρησιμοποιούν τα επιβεβαιωμένα στοιχεία επικοινωνίας των εγγραφέντων, τα οποία περιλαμβάνονται στους αποστελλόμενους πίνακες για απόδοση κωδικών χρήσης των ηλεκτρονικών υπηρεσιών τους ή / και για επικοινωνία.

Τα Παραρτήματα αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της παρούσας εγκυκλίου.

«ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α’: ΓΡΑΜΜΟΓΡΑΦΗΣΕΙΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΑΡΧΕΙΩΝ»

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1: Περιγραφή Γραμμογράφησης αρχείων Excel εγγραφέντων

Η πληροφορία έχει κατατμηθεί στα παρακάτω πεδία:

Όλα τα παραπάνω στοιχεία έχουν αντληθεί από τα Πληροφοριακά Συστήματα των Πανελλαδικών  Εξετάσεων με εξαίρεση τον Αριθμό Δελτίου Ταυτότητας ή Διαβατηρίου, τον οποίο ο επιτυχών μπορούσε να τροποποιήσει, αν αυτός που εμφανίζονταν προσυμπληρωμένος από τα Π.Σ. των Πανελλαδικών Εξετάσεων δεν ήταν πλέον σε ισχύ. Τα στοιχεία αυτά είναι προς επικαιροποίηση από τις Γραμματείες.

Το στοιχείο αυτό συμπληρώθηκε από τον ίδιο τον χρήστη και είναι προς επικαιροποίηση από τη Γραμματεία

Τα παραπάνω στοιχεία αντλήθηκαν από το Εθνικό Μητρώο ΑΜΚΑ, με βάση τον ΑΜΚΑ που δήλωσε ο αιτών

στην ηλεκτρονική αίτηση του. Σε περίπτωση λανθασμένης συμπλήρωσης ΑΜΚΑ τα στοιχεία αυτά,

ενδεχομένως να μην είναι ακριβή

Τα παραπάνω στοιχεία τα έχει συμπληρώσει ο ίδιος ο επιτυχών στην ηλεκτρονική αίτησή του.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2: Περιγραφή Γραμμογράφησης αρχείων Excel αιτούντων διαγραφή

Η πληροφορία έχει κατατμηθεί στα παρακάτω πεδία:

Την σελίδα ενημέρωσης των Πρωτοετών Φοιτητών μπορείτε να την δείτε εδώ.

Όλα τα παραπάνω στοιχεία έχουν αντληθεί από τα Πληροφοριακά Συστήματα των Πανελλαδικών Εξετάσεων, με εξαίρεση τον Αριθμό Δελτίου Ταυτότητας ή Διαβατηρίου, τον οποίο ο επιτυχών μπορούσε να τροποποιήσει, αν αυτός που εμφανίζονταν προσυμπληρωμένος από τα Π.Σ. των Πανελλαδικών Εξετάσεων, δεν ήταν πλέον σε ισχύ.

Το στοιχείο αυτό συμπληρώθηκε από τον ίδιο τον χρήστη και είναι προς επικαιροποίηση από τη Γραμματεία

Τα παραπάνω στοιχεία αντλήθηκαν από το Εθνικό Μητρώο ΑΜΚΑ, με βάση τον ΑΜΚΑ που δήλωσε ο αιτών στην ηλεκτρονική αίτηση του. Σε περίπτωση λανθασμένης συμπλήρωσης ΑΜΚΑ τα στοιχεία αυτά, ενδεχομένως να μην είναι ακριβή

Τα παραπάνω στοιχεία τα έχει συμπληρώσει ο ίδιος ο επιτυχών στην ηλεκτρονική αίτησή του

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Β’: ΣΗΜΑΝΤΙΚΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ

Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας υποβολής των ηλεκτρονικών αιτήσεων εγγραφής, παρατηρήθηκαν από μέρους των επιτυχόντων οι παρακάτω αστοχίες-αποκλίσεις από την υποδεικνυόμενη διαδικασία:

Την σελίδα ενημέρωσης των Πρωτοετών Φοιτητών μπορείτε να την δείτε εδώ.

Δείτε ΕΔΩ όλα τα νέα που αφορούν τους Πρωτοετείς.

"Sponsored"
Νέο Κοινό Μεταπτυχιακό Πρόγραμμα "Ταυτότητα, Εκπαίδευση και Ικανότητες για Δημοκρατικό Πολιτισμό"

100% εξ' αποστάσεως / Διάρκεια σπουδών 1 έτος


ΔΕΙΤΕ ΠΡΩΤΟΙ ΟΛΑ ΤΑ ΝΕΑ ΤΟΥ ΦΟΙΤΗΤΙΚΑ ΝΕΑ ΣΤΟ GOOGLE NEWS